說明專案現況
「需要數位轉型」不足以說明一個專案。可以改寫為「每週由行政人員彙整不同部門的表格，有缺漏時再逐一詢問」，再補上使用工具、處理人員與耗時步驟。這些內容能作為工作規劃及預算編列的依據。
界定執行範圍
同樣是客戶資料管理，整理既有表格與開發一套系統的工作量差很多。計畫中應分別列出資料整理、功能製作及驗收方式，未決定的功能另列待討論事項。
以下為假設情境，非客戶案例：公司預計集中管理客戶資料，本次工作包含欄位整理、資料匯入及姓名與公司名稱查詢。驗收可用去除敏感資訊的範例檔檢查匯入與查詢結果。若需串接報價或會計系統，應另外評估格式、費用及時程。
整理經費依據
預算應有報價或估算依據，並區分製作費、人力及後續維護支出。工具按帳號或用量計費時，註明計算方式；尚未取得報價的費用標示待估。各項費用能否列入申請，仍須對照計畫公告。
- 記錄目前作業與改善需求。
- 列出預期成果及不包含的工作。
- 預算附上報價或估算依據。
- 指定資料、執行及驗收窗口。
- 保存文件來源與版本。
安排準備時程
除了製作時間，排程也要包含資料準備、測試與修改。跨部門資料應指定提供人與期限；取得時間未定時，註明其對後續工作的影響，不要直接當作已備齊。
核對申請文件
需求變更時，計畫內容、預算與排程要同步更新，並保留修改紀錄。完成專案規劃不代表符合補助資格；正式送件仍須核對所選計畫的公告、申請文件及期限。審查與核定結果以主管機關為準。